まるで社内SNS!「分報」を使って、ハイブリッドワークでもメンバーの存在や状況を感じられるようにしよう

コラム

オフィスで働いていたときは周りを見渡せばすぐにわかったメンバーの様子。

しかし、ハイブリッドワークになり、たとえばこんな問題を感じてはいないでしょうか?

テレワークで働いていると、仕事の効率が下がる

ハイブリッドワークになると、オフィスに出社しているメンバーと、テレワークのメンバーで、手に入れられる情報に格差が出てしまいます。

そのため、テレワークを選ぶだけで、仕事の生産性が下がったり、情報の伝達に二度手間が生まれてしまったり……。

離れて働くメンバーの状況が把握できず、適切なタイミングでフォローできない

仕事の進捗、心身の状態など、オフィスでいっしょに働いている時は目で見えていた情報が、ハイブリッドワークになると減ってしまい、状況が把握しづらくなります。

すると、適切なタイミングで仕事やメンタルのフォローができなくなり、最悪の場合は取り返しがつかないこともあるかもしれません。

ささいなことでも電話やメールをするのは面倒

とはいえ、連絡の頻度を増やすとなると、それはそれで面倒なもの。

「ちょっと質問したいだけなのに」「少し話したいだけなのに」という状況でも、メールや電話をするとなるとタイミングを考えてしまうのは、よくある話ではないでしょうか。

上記のお悩みを解決できるのが「分報」です。この記事では、ハイブリッドワークで役立つ分報の利点や、分報の導入にあたってよく伺うご質問にお答えします。

分報とは?

サイボウズでは、ハイブリッドワーク下の状況や気持ちを共有する方法のひとつとして、出社・テレワーク双方のメンバーが分報を使っています。

日のまとめである日報やその週のまとめをする週報とは違い、イメージとしては細かく分けて書きこむものです。作業の記録や、会議の感想、そのほかにも趣味の話、雑談や独り言まで幅広く書き込まれています。

分報が連なって書き込まれている様子

サイボウズでは、ハイブリッドワーク下の状況や気持ちを共有する方法のひとつとして、出社・テレワーク双方のメンバーが分報を使っています。

日のまとめである日報やその週のまとめをする週報とは違い、イメージとしては細かく分けて書きこむものです。作業の記録や、会議の感想、そのほかにも趣味の話、雑談や独り言まで幅広く書き込まれています。

分報を使うとどうなる?

離れていても気軽に話せる

「この作業ってどうやってやるんだっけ?」「最近の仕事の状況ってどう?」といった、テレワークだと共有が難しい、立ち話のようなつぶやき・相談。

こうしたものも分報に書き込むことで、出社しているメンバーも、テレワークのメンバーも気軽に会話へと発展させることができます。

また、返信コメントを書かなくてもいいような書き込みには「いいね!」ボタンを押すことで、ちょっとしたリアクションや、書き込みの内容を確認したことを簡単に伝えることもできます。

ひとりごとを書き込んだ分報にメンバーが反応した様子
分報でのひとりごとにメンバーが反応

また、返信コメントを書かなくてもいいような書き込みには「いいね!」ボタンを押すことで、ちょっとしたリアクションや、書き込みの内容を確認したことを簡単に伝えることもできます。

みんなの書き込みで状況を知れる

分報ではタイムリーにそのときの感情や発見などが共有されるので、離れて働く時に問題となる「いまの状況やメンバーの様子が見えない」問題を解決します。

こうして、いまの状況やメンバーの様子が見えるようになると、ハイブリッドワークをしていても「ざわざわ」しているオフィスのような活気をオンライン上に再現することができます。

複数の分報がタイル状に一覧で表示されている図
kintoneで分報を一覧表示した様子

また、分報は自分の都合のいい時に見られるので、たとえばいそがしいマネジャーがスキマ時間でメンバーの様子を簡単に把握するのにも活用できます

分報のよくあるご質問にお答えします

分報は書き込みや確認にたくさん時間を費やしてしまいませんか?

分報は時間がある時にさっと見る程度でもいいと思います。

オフィスでも立ち話や移動の時間があったと考えると、分報を見る時間を1日に何度かとるくらいであれば、大きな負担にはならないかもしれません。

書き込んでくれない人にはどう働きかけますか?

サイボウズ社内では書き込みの粒度、頻度については、それぞれ自分の心地よいように各自が決めて書き込んでいます。分報を使っていない部署、メンバーもいます。

分報を書き込んでくれない人については、個別に別の状況共有の方法をご本人と相談するといいかもしれません。

ネガティブな発言などが多く書き込まれないかが不安です

ネガティブな発言が出てきたことによって、サイボウズでは新たな問題が可視化され、解決へと動いたケースがたくさんあります。

そう考えると、ネガティブなつぶやきが出ること自体は、ある程度は受け入れていくことが必要かもしれません。

また、問題が組織にあることが可視化されることで、他に同じような悩みを持っている人が解決策を共有してくれる可能性もあります。

もちろん、言葉遣いなどは適宜指摘していくほうがいいかもしれません。

他部署に「遊んでいる」と思われないかが不安です

分報は、全員がやらなければいけないものではありません。まずは賛同してくれる人とクローズドな範囲で始めるのも、分報を続けるコツです。

仕事以外の話をするのはハードルが高いです

まずは業務に関連する内容だけで十分です。

書き込むことに慣れてきてから、嬉しかったこと、お昼ご飯を何食べたか、休日はどう過ごしたか、ペットの写真など違う情報を混ぜていけば良いと思います。

サイボウズ製品を使った分報の作りかた

最後に、サイボウズ製品を使った分報の作り方をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

kintoneで分報のつくりかた

Garoonで分報のつくりかた

サイボウズ Officeで分報のつくりかた

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