まるで社内SNS！「分報」でメンバーの状況をハイブリッドワークでも感じられるようにしよう

オフィスで働いていたときは周りを見渡せばすぐにわかったメンバーの様子。しかし、ハイブリッドワークになり、たとえばこんな問題を感じていませんか？

こうしたお悩みを解決できるのが「分報」です。この記事では、ハイブリッドワークで役立つ分報の利点や、分報の導入にあたってよく伺うご質問にお答えします。

分報とは？

分報とは、その場その場でいまの状況や感想、雑談などを記載してチームに共有する取り組みです。1日のまとめとしてその日の活動を報告する日報や、その週の活動についてまとめる週報よりもタイムリーであることが特長の1つです。

いかにも「報告」というような硬い形式よりも、

• 「これから○○について考えようかな」
• 「○○がようやく終わった、正直疲れた」
• 「そろそろお昼か、何食べようかな」
• 「ちょっと行き詰まったので休憩しよ～」

といったつぶやきのような形で、いま取り組んでいる仕事の状況やそのときの気分を随時記載します。「社内SNS」「社内Twitter」を想像していただくとわかりやすいかもしれません。

サイボウズでは、ハイブリッドワーク下の状況や気持ちを共有する方法のひとつとして、出社・テレワーク双方のメンバーが分報を使っています。

分報を使うとどうなる？

離れていても気軽に話せる

「この作業ってどうやってやるんだっけ？」「最近の仕事の状況ってどう？」といった、テレワークだとわざわざ共有には難しかった立ち話のようなつぶやき・相談。

こうしたものも分報に書き込むことで、出社しているメンバーもテレワークのメンバーも、そこから気軽に会話を生み出すことができます。

また、返信コメントを書かなくてもいいような書き込みには「いいね！」ボタンを押すことで、ちょっとしたリアクションや、書き込みの内容を確認したことを簡単に伝えることもできます。

みんなの書き込みで状況を知れる

分報ではタイムリーにそのときの感情や発見などが共有されるので、離れて働くときによく問題となる「いまの状況やメンバーの様子が見えない」問題を解決できます。

離れて働くメンバーのいまの状況や様子が分報によって見えるようになると、ハイブリッドワークをしていても「ざわざわ」しているオフィスのような活気をオンライン上で再現できます。

また、分報は自分の都合のいいときに見られるので、たとえばいそがしいマネジャーがスキマ時間でメンバーの様子を簡単に把握するのにも活用できます。

分報のよくあるご質問にお答えします

分報の書き込みや確認にたくさん時間を費やしてしまいませんか？

分報は時間があるときにさっと見る程度でよいでしょう。サイボウズで分報のツールとして活用しているkintoneでは、分報は上図のようにタイル状に表示されるので、オフィスの様子を眺めるようなイメージで、数分でざっと見渡すことができます。

オフィスでも立ち話や移動の時間が発生していたと考えると、分報を見る時間を1日に何度か確保するくらいであれば、特別に大きな負担ではないと考えられるのではないでしょうか。

また、返信までしなくても「いいね！」のようなリアクション機能を活用することで、相手に「見ているよ」という状態を簡単にワンクリックで伝えることができます。これだけでも、リアクションされたメンバーには安心感が生まれやすく、ひいてはチームの一体感の醸成にもつながりやすいです。

なお、kintoneにはスレッドごとのフォロー/フォロー解除の機能や、通知の絞り込み機能があります。こうした機能を使って、チェックしたい分報だけを効率よく読むようにしているメンバーも多いです。

書き込んでくれない人にはどう働きかけますか？

自身の状況を共有するための手段に関して、得意や不得意がメンバーごとに異なるのは当然です。分報を書き込んでくれない人については、個別に別の状況共有の方法を本人と相談するとよいでしょう。

サイボウズ社内でも、書き込みの粒度や頻度については、それぞれが心地よいように各自で決めています。分報を使っていない部署やメンバーもいます。

重要なのは、分報のようなスタイルで状況を共有するのが得意だったり好きだったりするメンバーも確実にいるということです。とくに社会的にSNSが当たり前になってきている現代では、そうしたメンバーは多くなってきていると考えられます。

そのため、そうしたメンバーが離れていても状況を共有しやすい手段として、まず分報という取り組みを導入しておくことは効果的なことが多いでしょう。その上で、その状況共有の方法が向かないメンバーについては、別途そのメンバーに向いた共有の手段を本人と相談して模索していくのがおすすめです。

ネガティブな発言などが多く書き込まれないかが不安です

ネガティブな発言が出てきたことによって、サイボウズでは新たな問題が可視化され、解決へと動いたケースがたくさんあります。また、「こうした問題がいまうちの組織にはある」と可視化されることで、他に同じような悩みを持っていた周辺のメンバーが、解決策を共有してくれる可能性もあります。

そう考えると、ネガティブなつぶやきが出ること自体は、ある程度は受け入れていくことが必要かもしれません。

もちろん、言葉遣いなどは適宜議論して、改善していくとよいでしょう。

他部署に「遊んでいる」と思われないかが不安です

分報は、他部署のメンバーも含めた全員がやらなければいけないものではありません。まずは賛同してくれる人とクローズドな範囲で始めるのも、分報を続けるコツです。

一定のクローズドな範囲で始めて、「状況をタイムリーに共有することで、こんないい出来事があった」という実績をしばらく蓄積した上で、分報の取り組みを他部署など外に少しずつ広めていくのも1つの方法としてはあります。「遊んでいる」と思われないための実績を賛同者の中でまずは積み重ねていくということです。

仕事以外の話をするのはハードルが高いです

まずは業務に関連する内容だけで十分です。

書き込むことに慣れてきてから、嬉しかったことや、お昼ご飯は何を食べたか、休日はどう過ごしたか、ペットの写真など、業務とは直結しない情報も混ぜていくとよいでしょう。

サイボウズ製品を使った分報の作りかた

最後に、サイボウズ製品を使った分報の作り方をご紹介します。

サイボウズ製品をすでに試用中・利用中の方はぜひそのまま、分報をご自身のチームでもお試しください。まだご利用でない方は、どういうイメージで利用できるのかのご参考にしてください。

kintoneで分報のつくりかた

Garoonで分報のつくりかた

サイボウズ Officeで分報のつくりかた

記事でもご紹介しています。

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