「テレワークの人ができる業務が限られることに、不公平感はないんですか?」働く場所を変え続けるサイボウズ社員に聞く、「いろいろな場所で働く人がいる会社」の実態

セミナー

THE HYBRID WORKでは、2022年6月3日(金)にオンラインイベント「THE HYBRID WORK JOURNEY」を開催。サイボウズのハイブリッドワークのノウハウを半日に凝縮してお伝えしました。

本記事では、その中で開催された「ハイブリッドワーク時代はこうなる!サイボウズ社員のリアルな1日で学ぶ、場所に縛られない『オンライン中心』の働き方」の後編の模様をお届け。前編に引き続き、サイボウズ社員のハイブリッドワーク時代の1日をご紹介したのち、視聴者の皆様からいただいたご質問にお答えします。

前編はこちら

スピーカー

  • 深澤 修一郎(サイボウズ株式会社 コーポレートブランディング部 ワークスタイルエバンジェリスト)
  • 石黒 照朗(サイボウズ株式会社 経営支援本部 経営企画部)

働く条件はあらかじめ合意しておく

深澤:会議が終わりまして、夕方にイベントに参加するということで、ここでもまた移動します。

移動の最中も、スマートフォンでGaroonとkintoneにアクセスできますので、そこでちょっと情報を仕入れながら移動しているって感じですね。

移動中にGaroonでスケジュール、kintoneで分報を見ている図を記載したスライド

スライド中央はGaroonのスケジューラーの画面です。今回はITweekっていうイベントに参加してたんですけども、そもそものイベント会場への入り方とか、お客様へどう対応をしたらいいのかとか、基本情報がメモ欄に書いてあって、これをスマホから見たり。

あとはスライド右側ですね。kintone上で分報をやっているメンバーがいるんですけれども、ITweekに午前中から行っているメンバーがいまして。「このブースはこんな感じです」と報告してくれていますので、その情報を事前に見て「こんな感じでやってるんだ」っていうのをあらかじめ把握しておくみたいな。このような使い方をしています。

石黒:なるほど。出社されているときもそうでしたけど、移動中の時間も無駄にしないんですね。

深澤:そうですね。情報を見ながら移動することが多いです。

その後、実際の展示会に行ったときの写真になります。展示会はこんなような感じで、セミナー対応しているほかのメンバー(の様子)をスライドに出しているんですけども。

展示会対応の様子を撮影した写真

こんな感じで、お客さんに対して「サイボウズの製品はこういうサービスですよ」っていうのをご紹介している感じですね。

石黒:これもさすがに、現地に行かないと対応できない業務かと思うんですけれども、(家と会場が)離れている社員は参加できないとか、そういうのがあると思うんですけれども。

対応できる業務に差があることによって、不公平感とか不安とか出てきたりっていうのはないんですかね?

深澤:そこまではないかと思います。というのも、(自身の)働き方を変える際には、できる業務・できない業務をあらかじめ洗い出して、それを含めた(労働)条件で社員とサイボウズが合意して、社員は働いています。

働く条件っていうのはチーム内で共有しておりますので、事前に(社員一人ひとりの労働条件は)分かっていることだと思いますので、そこの不公平感はまあ少ないのかなと思っています。

石黒:あらかじめそういったすり合わせがされているので、皆さん納得感は持って、役割分担されているっていうことなんですかね?

深澤:サイボウズは「100人100通りの働き方」っていう形で、個別で働き方を決めているので、そこで合意した内容が共有されているので大丈夫かなというところですね。

関連記事:初公開! サイボウズの自由すぎる働き方はこんなやり方で管理されていた | サイボウズ式

深澤:展示会が終わった後は仕事の終わりを迎えていく形になるんですけれども、最後にちょっと(業務の)報告みたいなことも行なっております。

外でkintoneに情報を入れている深澤さんの写真

この写真は、わたしがブースで対応したお客さまが「サイボウズの営業さんとやり取りしてるよ」というような話をしていたので「その内容を共有しとかなきゃ」ということで、営業の案件管理アプリを検索して、その該当のお客様のレコードに、この日のお客様対応についてコメントをした形になります。

石黒:営業(部)の管理しているアプリにもアクセスできるんですね。

深澤:そうですね。検索すれば、営業本部の情報も出てくるような形になっております。

石黒:こうやって部署を越えたコミュニケーションというか、コラボレーションも生まれるわけですね。

深澤:そうですね。ほかの企業さんとかですと、CRMやSFAは別の(専用の)システムを使っていて、営業の部署だけで(顧客の情報を)管理しているというケースがあるかと思うんですけれども、サイボウズはkintone上に(CRMやSFAの仕組みを)構築しております。

なので、必要に応じて、他の部署のメンバーが見に行って情報を追記するですとか、そういった対応ができるようになっています。

今回は(電車で)移動もしましたので、交通費精算もあります。これもサイボウズ社内ではkintoneで行っていますので、自分が移動した分を入力して終業します。

kintoneの交通費精算のアプリのスクリーンショット

石黒:交通費もここに入力するだけで申請ができる感じなんですかね?

深澤:そうですね。基本的に現場のメンバーはここに情報を入力していけばOKといった形になっておりまして、最終的な処理というか計算とかは、経理のメンバーが集めた情報を使って行なっている感じですね。

石黒:現場のメンバーはここに入力しておくだけで、あとはよろしくしてくれるということですね。

これで仕事は終わりですかね?

深澤:そうですね、仕事はこれで終わりなんですけれども。

業務以外のコミュニケーションではオフラインの関わりも積極活用

深澤:石黒さんがさっき「キラキラしてる」って言ったのは、ここの部分のことかなと思うんですけれども。

この日は19時に部活動をやっておりまして。どういうことかと言いますと、サイボウズ社内では部活の制度もあります。それにわたしも参加してきました。

石黒:リアルの活動もあるわけですね。深澤さんは、どんな部活に参加されているんですか?

深澤:マッスル部という部活がありまして。体を動かす系の部活なんですけれども、その中で最近、暗闇ボクシングといったボクシングのアクティビティがあるということで、それにみんなで参加してきた形ですね。

マッスル部の部活動の活動報告写真、メンバーが写っている

サイボウズは部活動制度というのがあって、何のためにやっているかというとコミュニケーション促進のためにやっておりまして、5人集まると支払代金の半額の補助が出るという制度になってます。

リアルも大事ということで、わたしは積極的に参加しています。

石黒:さすがですね。暗闇ボクシングって。めちゃめちゃキラキラしてますね。

深澤:暗闇ですけどね(笑)

石黒:深澤さん、効率重視っていうお話のイメージからは、仕事以外のコミュニケーションは取らない感じなのかなと思ってたんですけど、こういったリアルの付き合いっていうのも大事にしている感じなんですね?

深澤:そうですね。やっぱりコミュニケーションという面では、オンラインでできる部分もありますけれども、オフラインのいいところもありますので、個人的には結構参加してたりもします。

石黒:ありがとうございます。これで1日終了という形でよろしいですかね?

深澤:あくまでも一例ですが、お話しさせていただきました。

石黒:ありがとうございます。以上、1日の流れをご紹介いただいたんですけれども、ザッとおさらいしていただきましょうか?

「途中経過」や「雑談」もオンラインで共有すれば、場所を問わない働き方が可能になる

深澤:分かりました。1日の流れですね。こちらになります。

深澤さんの1日の表

深澤:午前中は在宅で働いて、午後出社して、夕方はイベントがありましたので外出して働いていたと、そんなような働き方でした。

石黒:在宅から始まって、会社に出られて、外出っていう流れで働かれてましたけど。

深澤:まあ、実際リアルで対応しないといけない(一部の)業務を除けば、基本的にはオンラインで完結しているので、会社にいても在宅でも、どこにいてもコミュニケーションの仕方が同じような形で進められているのかなというふうに思いました。

石黒:これであれば、どこにいても同じように働けるわけですね。では、1日についてお話しいただいたところで。

深澤さんは、ハイブリッドワークを快適にできていますってことでしたが、1日を通してどこがポイントかなというのをまとめていただけますか?

まとめスライド

深澤:はい、分かりました。まとめになるんですけれども、冒頭にもお伝えしておりました通り、オフィスでやりとりしていた情報を、オンラインでオープンに共有していく。これが非常に大事なのかなと思います。

オフィスでやりとりしていた情報というのは何かと言いますと、「仕事(そのもの)の情報」に加えて、「途中経過の情報」でそのとき感じたことですとか、あとはオフィスでしていたような「雑談」。こういったものも含めてオンラインでオープンに情報共有していると。

先ほど、ハイブリッドワークだと情報伝達が不便になって、(メンバーの)活動が分からないとかそういう懸念も出ていましたが、(オンラインで情報共有していくことで)そういったところも大分緩和されて、より働きやすくなっていくのではないかとわたしは感じています。

石黒:ありがとうございます。たしかにこのようにオンライン中心でコミュニケーションされていれば、出社中心の方と(テレワークの人)の情報格差が軽減され、離れたメンバーの状況も分かりやすくなって、皆さん(ハイブリッドワークが)できるのかなと思いました。

オンラインにオープンに書き込むときのハードルはどう下げる?

石黒:質疑応答に入りたいと思います。事前にいただいているアンケートがございますので、そこからお答えしていければと思います。

事前アンケートでいただいたご質問のスライド

情報をオープンにするのはハイブリッドワークの必須条件だが、その反面、情報がいつまでも残ることやみんなに見られることも不安がある

石黒:深澤さん、これはいかがでしょうか?

深澤:そうですね。たしかに不安な気持ちもかなり分かる面があると思います。サイボウズ社内でも結構不安っていう人もいるかと思います。

ただ、まあそうですね……。その不安の気持ちって、結構いいことかなというふうに思っておりまして。不安の気持ちがあると「ちゃんと文章を整えよう」「丁寧に書こう」という思考につながるかと思いますので。

その気持ちを持ち続けて、ちょっと勇気を持って投稿してみるっていうことをしていただき、そこでうまくいけば「こういう感じで投稿していけばいいんだな」というのがだんだんと分かってくると思います。

あと、いつまでも残るというところは、たしかに情報共有していくのであれば、残ってしまうところはしょうがないと思います。

ただ、グループウェアとかでそういう情報を残し続けていくと、最新の情報がどんどん積み重なっていくので、いずれそこまで気にならなくなりますし。

気になるとしても「ふとした瞬間に検索して見つかった」みたいなときなので、そのときは意外と思い出というか、振り返って「こんなこと書いてたなー」みたいな気持ちにもなったりしますので(笑)。そういったマインドで臨んでいただければいいのかなと思いました。

石黒:なるほど、ありがとうございます。

たしかに新人時代に書いたことが黒歴史として、いつまでも残り続けるみたいなこともありそうですけれども(笑)。まあそれもいい思い出として捉えられればいいかなと思います。今の自分の成長を感じられていいかもしれないですね。

深澤:そういう感じでも捉えられます。

チャット等で雑談チャンネルを作ったものの、投稿する人が限られていて、ほとんど投稿せず、反応もしない人も出てくる

石黒:先ほどの(基調)講演でも出てきた質問かと思いますけど、どうですか?

深澤:そうですね。たしかにこれはよくあることかなと思います。

まず1つ。(雑談用の場所に)投稿するときに1人で始めているケースも多いのかなと思っていて、そこをなるべく1人でやらずに、少なくとも2人以上であらかじめ「投稿しあおうよ」みたいな感じで仲間を作っておいてやっていくっていうのが結構重要かなと思います。

反対に、ある人が投稿してくれたら、それにちゃんと自分が反応していくってことも、かなり重要かなと思います。

その投稿に「いいね!」を押したりですとか、あとはちゃんとコメントを返してレスポンスするっていう、この2つをやっていくのが結構大事かなと思っています。

石黒:(オンライン雑談の)布教活動をするために、自分も投稿するし、投稿してくれた人がいれば積極的にリアクションをしていこうという感じですね。

「いいね!」とか反応してくれたら、嬉しくなって、また書きたくなったりしますからね。

深澤:安心感が醸成されて、投稿へのハードルが低くなると思います。

移動中のWeb会議への参加、情報漏洩の心配は?

石黒:では、ここまで事前アンケートにお答えしたところで、新しい質問にお答えしていきたいなと思います。深澤さんらしい質問が来ていましたので、見ていきましょうか。

副業はいつの時間にやっているのですか? 終業後、土日などに対応するのでしょうか?

深澤:わたくし週4日はサイボウズで働いて、週1日は別の会社で副業しています。基本金曜日が固定で複業にしていますけど、特別に予定がある場合はちょっと時間を入れ替えたりとかして対応しています。

土日などに対応するケースはありますね。そこら辺は調整してやっています。

石黒:柔軟に調整ができるという感じなんですね。もともとの働き方として「そういう働き方をします」っていう宣言もされている?

深澤:サイボウズ社内で(働き方を)宣言する場所がありますので、そこで「週4サイボウズで働いて、週1複業します」と宣言して、承認をもらってっていう感じでやっています。

石黒:なるほど、ありがとうございます。

プライベートが充実しているとあり、例でペットのお話しされていましたが、仕事中にペットがいると集中力切れませんか? 全メンバーが本当に仕事に業務に集中しているかどうか、確認されていますか? タスクさえ終わっていれば、細かいことは気にしていないのでしょうか。

深澤:集中力……。たしかに集中力が切れそうなところはありますね。でも、逆にペットがいるから頑張れるみたいなところもあって、プラスマイナスゼロみたいな感じに思います(笑)

石黒:リフレッシュの時間という感じですね。

深澤:そうですね。これでメリハリが効いて、むしろ仕事に集中できるし、休憩には何か癒しが待ってるし……。

まあもちろん(ペットが)集中力を切ってくるような行動をしてくるときもあるんですけれども(笑)プラスマイナスゼロだと割り切っています。

石黒:なるほど、ありがとうございます。

移動中の業務や会議参加の制約はあるのでしょうか?

深澤:とくにない気がしますけど……業務する際にパソコンの画面とかが(社外の人に)見られないようにするとか、セキュリティのところで意識するとかはしてますけど、基本的には制約はないかなと思ってます。

電車での会議参加のご紹介がありましたが、テレワーク先での発言内容などから情報漏洩の心配はありませんか?

深澤:そこは情報漏洩の心配があるので、めちゃくちゃ気をつけています。外出先で仕事する場合とかは、周りに人がいないかどうかチェックしますし、そこは気をつけています。

サイボウズ社内でも、外出先で仕事する際の情報に対する取り扱いの研修みたいなことをやってたりもしますので、そこは教育して高めているところですね。

関連記事:「セキュリティ対策って何から始めればいい?」 ハイブリッドワークで守るべき3つのポイントをサイボウズの情シス部長に聞いてみた【ガイドライン資料付き】

石黒:なるほど、移動中の会議に耳だけ参加っていう話もありましたけど、自分がしゃべらなければ、つまりイヤホンで聞いているだけだったら、(周りの人には)まあ何のことか分からないみたいな感じですね。

深澤:スピーカーでは聞かず、イヤホンでちゃんと聴くっていうことが大切ですね。

出社しない人への不公平感とはどう向き合うか?

「出社する/しない」で「できる業務/できない業務があることについて、事前に合意しているので不公平感はないということでしたが、より具体的な対策を教えていただきたいです。

(たとえば、出社する人に物理的な業務が偏ってしまったりすることで不満がたまったりなどはないのかな?と思いました。)

深澤:そうですね。たとえば、東京で働いていた人が移住で福岡で働くとしますと。

そうすると、東京でのオフィスでの仕事ができなくなるので、そこでできなくなる仕事がなんらかの重大なものだったら給与も変えるとか、移住しても仕事量に変わりはないということであれば、給与まで反映しないとか、報酬の部分も含めて合意をするような形になります。

そこで(マネジャーに)納得してもらった内容をチームメンバーにも共有して仕事をしていくという感じなので、事前の合意があるので、そこまで不公平感は出ないかなと考えております。

対応できる業務が多ければ、その分給与に反映される部分があるので、そこでそれぞれに納得して働いていますということですね。

「物理的な業務が偏ってしまう不満がたまらないか?」につきましては、物理的に業務ができる人を新たに採用するとか、反対にほかの部署から(物理的な業務が)できる人に来てもらうとか、それがどうしてもできなければ最終的にはあきらめるって選択肢がありますので、そこは柔軟に考えていく感じですね。

石黒:あきらめるというのは、物理的な業務の量をそもそも減らしてしまうとかですか?

深澤:そうですね。減らすとか、いろいろな方法があるかと思いますけれども、対応していく感じですね。

サイボウズさんは、出社する日を部署で決めていたりしませんか? ここまで働く場所をコロコロ変えるとなると、ほとんど出社する人が揃わず、出社することのメリットも生かせなくなる気がするのですが。

深澤:(出社日を)決めたりするケースもあります。

たとえば来週、(わたしが所属している)Garoonチームなんですけれども、月曜日に合宿のようなことをする予定でして、そこで顔を合わせる予定です。そういった、出社日を合わせたりすることも全然あります。それは柔軟にって感じですね。

石黒:メンバーで調整して「この日はみんなで出社してリアルのコミュニケーションをしよう」っていうときもあるってことですね?

深澤:そのときは仙台とか大阪にいるメンバーとかも、東京に出張してきます。リアルで集まることにも価値があると捉えているので。

石黒:出張といえば、交通費の質問もあったかと思うんですけれども。

柔軟に出社と在宅を使い分けていらっしゃいますが、サイボウズさんでは通勤費ってどうなってるんでしょうか?

深澤:都度発生となっています。いままでは定期(券代の支払い)とかがあったんですけれども、いまは都度発生したものを申請してって感じですね。

石黒:どこに住んでいても、出社が必要となって出社してきたら、その分は(交通費が出る)ということですね。

社外の人と業務上のコミュニケーションをとるツールとしては、何を使うのはOKなのでしょうか? 私用スマホでのLINEやSNSは許可されているのでしょうか?

深澤:基本は、kintoneのゲストスペースみたいな、外部の方を招待できるツールを使ってコミュニケーションをとっていますね。

あとはサイボウズでも(他社製の)許可されたクラウドサービスみたいなものを利用することはあります。許可されているリストがあるので、それに載っているものであれば利用していいということになってます。

石黒:深澤さんは、基本的にはゲストスペースがメインということでしょうか?

深澤:メインになっています。

リモートだから、だけではないのですが、直行直帰も含め仕事ぶりが見えにくいなと感じます。

深澤:そうですね。サイボウズでは、分報とかで日々の活動を報告してもらったりですとか、あとは1on1などの形で時間をとって、今やってることの共有を週に1回、人によっては週に2回とか、いろいろな方法で情報を共有してもらっているので、そこはどうですかね。そんな感じで仕事ぶりを見ていたりはします。

石黒:「自分が何してるか」っていうのを頻繁に発信するっていう風土が根付いてるとか(そういうのも大きいですかね)。

深澤:成果物(の様子)とかも見ていたりはするので、それが全然出てこないとかになってくると「ちょっと大丈夫?」みたいな感じで確認する必要はあると思いますけれども。

どんなものを作ってるとか取り組んでいるかも共有していますので、そのあたり(の情報発信)も見ていれば、(メンバーの仕事の様子が見えにくいというような)そんなことはないのかなと思っています。

電車での会議参加のご紹介がありましたが、テレワーク先での発言内容等から情報漏洩の心配はありませんか?

深澤:そうですね。なので、電車の中では発言しないです。どうしても回答しなきゃいけない発言があったら、チャットします。

在宅勤務等の手当はありますか?

深澤:在宅でも働きやすいようにということで、在宅の手当があります。

移動中の会議参加について質問です。私用スマホで参加OKなのでしょうか? セキュリティ面で私用スマホを私用してメール・会議参加はリスクがあるように感じますが、サイボウズでは私用スマホも利用OKとなっているのでしょうか。

石黒:私用スマホで移動中の会議の参加は可能かどうかという話ですね。

深澤:サイボウズにはまず、社用スマホがあります。

あともう1つ、私用スマホもありまして、私用スマホでサイボウズの製品にアクセスしたい場合は、貸与されている端末と同じセキュリティ(設定)を条件に(使用しても)OKといった形で、私用スマホでも入れるようになっておりますが、基本的には多くの方は(会社から)貸与されたスマホでアクセスしているかなと思います。

石黒:原則(私物からのアクセスは)禁止で、社用スマホからのアクセスになるということですね。

深澤:基本は社用スマホでアクセスしてもらって、どうしてもっていう場合は、一応セキュリティ条件を満たしていれば使えるっていう感じになります。

「生産性」と「プライベートとのバランス」で働く場所を選ぶ

石黒:ありがとうございます。次はですね、私の方にも質問が来てます(笑)

ハイブリッドワークの中、進行役の方はなぜ出社メインなのでしょうか?

石黒:そうですね。いろいろな働き方を選ばれている方が多いんですけれども、まあ私は切り替えが結構苦手なタイプで。

家で働いていると、目の前にベッドがあってすぐに吸い込まれそうになるので、ちょっと怖いなというのがありまして(笑)。強制的に環境を切り替えて働きたいなという思いがあります。

あとはインフラもやっぱり会社の方が(いい)っていうところもあるんで。快適な空調とモニターとキーボードがあるという環境が、自分にとってパフォーマンスが1番出やすいなっていうのがあるので、出社を選択しています。

深澤:そうですね。そこは人それぞれですね。

石黒自分が生産性高く働けるとか、プライベートとのバランスを見て、望む働き方を選んでいるといった感じですね。

おふたりがいちばん「バラバラだな!」と思った働き方を教えていただきたいです。

深澤:僕らの間でってことですかね?

石黒:わたしたちから見て、社内ですごいバラバラだなあっていう働き方ってことですかね?

深澤:なんかありますか? 思い浮かばなかった。

石黒:なんだろうな。まあ、深澤さんはけっこううまく(出社とテレワークを)使い分けられている感じがしますけど、本当にフルリモートという感じで、同じチームの人と年に1回ぐらいしか会ったことがないみたいな人はいますよね。

深澤:まったく出社しない人とか、本当にいますもんね。

石黒:そうですね。

あと、海外に住まれている方とかはもう場所だけじゃなくて時差の問題もあるので、コミュニケーションにも結構時差が生まれたりとかはしますね。そういう意味では、あの人は全然違う働き方だなあっていうふうに感じますね。

深澤:そうですね。

石黒:では、一通りお答えできたかなと思うので、このあたりで終了したいと思います。

この時間、ここまでとなります。まだまだTHE HYBRID WORK JOURNEYは続きますので、この後もぜひご視聴いただければと思います。ご視聴ありがとうございました。

深澤:ありがとうございました。

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