ハイブリッドワークは「小さく始める」がコツ。「私がこの仕事をすべき理由」を離れていても実感できる、オンライン上のワークプレイスとは

本堂さん
最初のきっかけは2011年の東日本大震災でした。帰宅も出社もできない経験をしたため、テレワークできる環境を整える方針を社長が発表。基幹システムや社内サーバーをオンプレミスからクラウドに移行し、2013年ごろには全データをクラウド化しました。

その後、顧客情報や社歴の長い社員の知見をデータベース化したくて、試行錯誤してkintoneを導入していたこともテレワークに活きました。

本堂さん
コロナ禍前から、諸事情がある社員のテレワークをいくつかイレギュラーで認めていたのが大きかったです。

たとえば、結婚で高知に引越すことになった社員が「辞めなきゃダメですよね？」と申し出てきました。人不足は大変困りますから「辞めていいわけないじゃん！」と思うと同時に、「今どきテレワークでも仕事はできるんじゃないかな」と考えて、やってもらったところうまくいきました。

他にも、働くママさんが結構いるので「今日は出社は無理なんです」という日に「家でも仕事がやれたっていいじゃない」ということで、彼女らにもテレワークを取り入れてもらっていました。

そうした少数派の人たちのおかげもあって、テレワークの準備はできていたので、コロナ禍になったときも「仕事はみんな家でもできるはずだから、解散！」と完全テレワークに踏み切れました。

本堂さん
最後の最後までどうにもならなかったのが「注文が FAX で入ってくること」でした。

「FAXだけは、一時しのぎならともかく日常的に在宅化するのは絶対に無理！」と諦めていた人も業務推進部の中にはいましたが、eFAXに切り替えて乗り切ることができました。

本堂さん
一斉在宅になったら仕事の勝手が変わるので、これまでと受注量が同じ場合でも一人ひとりの負担感は一時的とはいえ、増えます。

オフィスなら1時間でできる処理も1.5 時間、2時間とかかるかもしれません。人不足が強烈な痛手になり得ます。

だから、「派遣社員さんが減ってしまったら仕事が回らなくなります。失えません。人員はこのままにして、テレワークできるパソコンは増やさせてください！」と、業務推進部の部門長が社長を説得していたそうです。

山口さん
kintoneが顧客情報のデータベースになっていて、やり取りも同アプリで行えます。おかげで家にいながらお客様の情報や、それに関する社員の過去のやりとりをしっかりと確認できました。

山口さん
また、マネージャー会議の様子が話し合いのくだりから結論に至るまで、細かく書いてkintoneで公開されているので、会社の向かっている方向性が見えやすいんです。

上層部の会議は多くの会社では閉ざされた空間で行われがちだと思いますが、離れていても上層部の意向がわかりやすいのは大変助かります。

そうして入社間もない時期でも、kintoneで会社のことをしっかりと学べましたし、営業部のみなさんとのやり取りができたこともすごく安心材料としてあったなと感じています。

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本堂さん
出社が基本だった頃は、カードリーダーで勤怠管理をしていましたが、コロナ禍以降はkintoneの勤怠アプリで打刻ができるようにしました。

また、出勤の打刻のついでにコメント欄で挨拶や休暇中の出来事をつぶやいてから仕事を始める方も多く、時々その内容が盛り上がっています。オフィスに出社したときのちょっとした雑談に近いイメージですね。

本堂さん
オフィスでは誰かが電話をしていると、そのやりとりの内容がなんとなく耳に入ってきます。

たとえば品薄の情報など、「なんとなく聞こえる」という形で自然と共有されていた情報は結構多いのですが、在宅だとそうした情報がなかなか聞こえてきづらくなります。

kintoneで情報を共有すると、他の人同士のやりとりを覗くことができます。そのため、「全員が出社して電話の声がなんとなく聞こえていた頃の情報共有」を、テレワークでもオンライン上で再現できるようになりました。

工場側も同じような問合せがオフィスから繰り返し来なくなり、助かっていると聞いています。

本堂さん
以前は口頭で引き継がれているような状況だった製造工場へ特殊品を発注する際のオペレーションやルールが、コロナ禍もあって社内に十分に周知ができなくなったことがありました。

そこで、正しいルールを書き起こしてkintoneに掲載、加えて実際の発注までのステップから発注後のステータスまでもオンラインで見られるようにしました。

すると、ルールの理解につながっただけでなく、外出先からも発注の状況を確認できるようになったことで、「とてもわかりやすくなった」「社内での問い合わせが減り、業務推進部のメンバーも助かった」という件がありました。

本堂さん
いろいろなツールを使っている会社さんだと、部署で情報の分断がおこって周りの状況が分からなくなりがちかと思いますが、うちではkintoneにいろいろな業務が集まっているので、誰が何をしているのか部署外のことまで伝わってきます。

オフィスに集まっているときのように皆の話し声が聞こえてきて、「自分は会社の一員として、今この仕事をしているんだ」とテレワーク中でも感じられたと、社員からも聞いたことがありますよ。

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本堂さん
難しいと思っていた在宅勤務を実現できた経験は、とても大きな価値があったように思います。

というのも、「無理だと思ってたけど、完全テレワークできたよね。乗り越えられたよね！」という経験が、自信につながったと言っているメンバーもいるんです。今回の成功体験は、この会社でこれから何か新しいことに踏み出すときにきっと背中を押してくれると思います。

山口さん
対面での社内コミュニケーションは取った方がいいというデータも多数あります。私はコロナ禍の間に入社したので、対面の良さは一切知らない状態からのスタートでしたが、いざ出社してみると「顔を合わせて話をするのも大事だな！」と思いました。

営業では月曜日に顔を合わせるようにしているのですが、ちょうどいい塩梅です。

最近では、出社してコミュニケーションを取ったほうが進む仕事はオフィスで、在宅のほうが捗る仕事は家で、と分けている社員も増えました。

両方体験してみて思うのは、完全テレワークよりもハイブリッドワークの方がメリットがあるということでした。

本堂さん
そこは気を回したようで、社長はよくテレワークしていますよ（笑）。「社長が出社しているのに、自分が行かないわけにはいかないよね」と思われそうと、先に気づいたみたいです。

一方で「呼ばれたらすぐに行くから」とも言ってくれています。当社でテレワークが浸透したのは、こうした社長の配慮も大きいですね。