隙間時間の1〜2分でメンバーの状況を把握できるようにする──ハイブリッドワークに役立つマネジメント手法をサイボウズのマネージャーに聞いてみた

THE HYBRID WORKでは、2022年6月3日（金）にオンラインイベント「THE HYBRID WORK JOURNEY」を開催。サイボウズのハイブリッドワークのノウハウを半日に凝縮してお伝えしました。

本記事では、その中で開催されたセッション「離れて働くメンバーをマネジメントするって、やっぱり無理がありません？　コミュニケーション、評価、育成…試行錯誤中のサイボウズのマネージャーと考えよう」の前編の模様をお届けします。

サイボウズのマネージャーたちは、離れて働くチームのマネジメントにどう取り組んでいるのか？　前編ではメンバーの「業務」と「メンタル」のマネジメントについて聞いていきます。

（動画も公開中です。どうぞご覧ください）

サイボウズの人事・営業のマネジャーと、ハイブリッドワーク時代のマネジメントを考えよう

吉原：皆さんこんにちは！「離れて働くメンバーをマネジメントするって、やっぱり無理がありません？　コミュニケーション、評価、育成…試行錯誤中のサイボウズのマネージャーと考えよう」こちらのセッション、始めてまいりたいと思います。

まずはじめに、お知らせです。こちらのセッションもSNSでのご感想のシェア、大歓迎でございます。カタカナで #ハイブリッドワークジャーニーという公式ハッシュタグを付けて、ぜひツイートいただけますと幸いです。

また、最後に質疑応答を予定しております。セッション中に何か気になる点とか聞いてみたいなという点が出てきましたら（当日専用の質問フォームから）お送りいただければと思います。

時間の都合上、すべてにお答えできるかは難しいんですけれども、いくつかお答えできればと思っております。よろしくお願いいたします。

それでは、今回お話しさせていただくメンバーのご紹介です。まずわたくし、本日モデレーターを務めさせていただきます吉原と申します。どうぞよろしくお願いいたします。

サイボウズ歴・社会人歴は6年目に入ったんですけれども、マネージャーは今年の1月から始めたということで、まだ半年も経っていません。本当の新米マネージャーという感じになっております。

この新米マネージャーという立場で、今回先輩マネージャーのお2人にいろいろお話をお伺いできればと思っております。どうぞよろしくお願いいたします。

続きまして、今回お話を伺う先輩マネージャーのお二人をご紹介させてください。まずは、人事本部 環境デザイン部の伊藤さんです。伊藤さん、どうぞよろしくお願いいたします！

伊藤：よろしくお願いいたします。

吉原：環境デザイン部ということで、ちょっと珍しい名前の部署なんですけれども、こちらはいわゆる総務の部署だとうかがっています。お間違いないですか？

伊藤：はい。総務部門でバックオフィス代表としてお話ができたらと思います。よろしくお願いします。

吉原：それからもうお一方は、営業本部 営業人材開発部の部長、勝沢さんです。勝沢さん、よろしくお願いいたします。

勝沢：よろしくお願いします。

吉原：勝沢さんは、いわゆる文字通りの営業ということで。

勝沢：そうですね。まあ……THE 営業って感じですね（笑）。

吉原：では、伊藤さんは人事、勝沢さんは営業ということで、お二人からはそれぞれちょっと違う話をお伺いできればと思います。お願いします。

伊藤・勝沢：よろしくお願いします。

コミュニケーションや業務状況の把握の難しさに悩む、昨今のマネジャーたち

吉原：それでは、まずは2人にお話をお伺いする前に、このハイブリッドワーク時代、離れて働くという時代になって、いまマネージャーの方たちはどんなお悩み持たれているのかについて、皆さんと一緒に確認していければと思います。

こちらのデータはパソナ総合研究所様の調査を引用させていただきました。どういった内容かと言いますと、「在宅勤務を始めてチームのパフォーマンスはこんな理由で低下しました」という調査データとなっております。

1位の理由としては「チーム内コミュニケーションが低下した」というのが挙がっていまして、あとは「業務状況の把握が困難」それから「各人への十分な個別指導が困難」と続くということで、まあこういった点をマネージャーの方は現在お悩みということですね。

わたしもマネジメントしていてありそうな悩みだなってすごく感じるんですけども、こういったところでお悩みを持たれていると踏まえた上で、お話を聞いていければと思います。

あと、もう1つ。今回お申し込みいただいた皆様にも事前にアンケートにご回答いただいております。ありがとうございます。

マネージャーの方たちはどんなお悩みをお持ちですか？　ということで聞かせていただいたんですけれども、1位は「メンバーの業務状況や進捗が見えない」ということでした。

こちらも先ほどのアンケートに通じるものがあるなということで、今回お申し込みされている方々も同じようなお悩みをお持ちだというふうに思われますので、ぜひこのあたりを踏まえて、今日はお二人にお話を聞いていければと思います。

それでは、いよいよサイボウズの先輩マネージャーのお二人に話を聞いていきたいんですけども、まずはお二人は、このハイブリッドワークの状況になって……困っていますか？　うまいこといっているんですか？　どういう状況ですか？

……ってところをお聞きしたいんですけれども、事前にお伺いしましたお二人の回答、こちらです。

吉原：伊藤さんも勝沢さんも困っていないということで……伊藤さん、困っていない？

伊藤：そうですね。特段は困っていない。

吉原：なるほど。勝沢さんはどうですか？

勝沢：ええ、記載の通りなんですけれども（笑）。「あまり」困っていない。

吉原：あまり？（笑）

勝沢：あまり（笑）。

吉原：まあ、そうですよね。（困っていることは）ないことはないけども、もう本当にやばい、っていう感じではないということですね。

勝沢：そうですね。もうリモートワークも長く続いていますので、最初の頃悩んでいたことがもう今ではあまり悩みではなくなっている、というものはあると思います。

吉原：ありがとうございます。たしかに、コロナ禍が始まってもう2年ほどですもんね。

ということで、お二人はもしかすると最初はお悩みがあったのかもしれないんですけれども、たぶんいろいろ試行錯誤されて、何かしら気づきがちょっと見えてきたっていう、いまそういう段階なのかなと思いますので、そういった点を今日はいろいろお伺いしていければと思います。

1on1の「密に話せる良さ」を生かしながら、共有範囲は限界まで広げてみる

吉原：というわけでですね、そんなお二人に今回何をお聞きするかと言いますと、この3つです。

「メンバーのタスクや業務の状況把握はどうしていますか？」「（メンバーの）気持ちやメンタル、見えづらくないですか？」「評価や育成の点で実践・意識しているポイントはありますか？」というこの3つをですね、今回は上から順番にお聞きしていければと思います。

それではまずさっそくですけども、「メンバーのタスクや業務の状況把握はどうしていますか？」っていうところ、こちらからお聞きしていければと思います。

まずはですね、伊藤さんからお伺いできればと思います。伊藤さんには事前に何点かご質問させていただきまして、伊藤さんのタスクや業務の状況把握のポイントをこんなふうにお聞きしました。

たくさん挙げていただいたんですけども、全部（お聞きする）ってのは時間の都合上難しそうなので、その中で今日はとくに「人事の1on1アプリ経由での間接的な把握」「TODO管理アプリを見る」の2点をお伺いしていければと思います。

というわけで、上から順番にご説明いただいてもよろしいですか？

伊藤：はい。「人事の1on1アプリ経由での間接的な把握」というのは……わたくし人事本部の中の環境デザイン部という組織の所属なんですけど、その人事本部の全体で1on1アプリというものを作って運用しております。

伊藤：1on1と言うと話を1対1で直接するっていうイメージがあると思うんですけれども、その内容を人事本部内のそれぞれの部のマネージャーが見られるというアプリになっております。

スライドに表示されているような形で、1on1対象者の2名の名前が入っているんですけれども、入力されているのはわたしではなく、チームのリーダーとメンバーですね。

こちらの2人の話……どんなことを話しているのか、ということを見ることができます。

吉原：なるほど。1on1って結構有効なツールといいますか、やっぱり1対1だからこそ話せることってあるんだろうなとすごく感じていて、コロナ禍で始められたマネージャーの方も実際いらっしゃるんじゃないかなというふうに思います。

で、そういう「密に話せる良さ」はあるんですけれども、たとえば伊藤さん（のチーム）の場合は、そのチームにいらっしゃるリーダーの方がメンバーから1on1で聞いた悩みなどを1人で抱え込んでしまう可能性っていうのもあるんですよね。

伊藤：ありますね。やっぱりメンバーの不安を受け止める、モヤモヤを受け止めるって、リーダー自身も不安なことがあると思うので、こうやって「いざとなれば相談できる先がある、見てもらえる」っていうのは安心感につながるんじゃないかなと思っています。

吉原：「必要な範囲でできる限り共有する」っていうことで、1on1の（クローズドで密に話せる）良さも残しながら、より生に近い情報をマネージャーが把握できるようになる。そんな感じですかね？

伊藤：そうですね。もちろん「極秘チェック」という入力項目もありまして、共有範囲を（1on1に参加した）2人だけに留めたいというものは非公開にして残しておくことができます。

吉原：柔軟に必要な部分だけ公開したりできるということですね。ありがとうございます。

では、もう1点聞かせていただきたいんですけど、ToDo管理アプリについて。

伊藤：こちらはチームのプロジェクト進行用のToDo管理アプリなんですけれども、わたしが実際に担当していないToDoであっても、メンバー同士が「このタスクについてはどういう状況なのか」という話をコメント欄でやり取りしています。

このアプリを覗いて、このToDoはどういう進捗かというのが見られると、メンバーに対して「これ今どうなっているの？」といちいち聞かなくても確認ができるというものです。

吉原：なるほど。極端な話、「会議のときにしかメンバーのタスクを把握できません」となってしまうと、週1回しか進捗が見えなくて、マネージャーからすれば冷や冷やしますけど、こういう感じでちょこちょこそれ以外のタイミングでも見えるってことですよね。

伊藤：そうですね。必要があれば割り込むっていうこともできます。

吉原：はい、ありがとうございます。

会議などの予定を中心にして「メンバーの様子がなんとなくオンラインでわかる」仕組みができている

吉原：では、続きまして勝沢さんにもお聞きしていければと思うんですけれども、勝沢さんが挙げていただいていたものはこちらの2点になります。

吉原：こちらはぜひ、どちらもご説明いただきたいなというふうに思うんですけれども、まずは1つ目（「定例会の議題アプリ」について）ご説明いただけますか？

勝沢：はい、ありがとうございます。いま伊藤さんがお話されたToDoアプリと非常に似たような構成になっているんですけれども、我々この営業人材開発部というチームは週に1回、定例会を行っているんです。

けれども、やはり先ほど吉原さんもおっしゃったように、議題とか話したいことっていうのはその週の途中でもたくさん出てきますし、「定例会に持っていって、初めてそこで（メンバーに話を）聞いてみるにはちょっと遅い」ということもあると思うんですよね。

さらに、今までだったら会議の前にちょっと相談できたりとか、行間を詰めるような（認識合わせのような）ことができたりした部分があったと思うんですけれども、離れて働くとそれも難しくなる。

なので、話したいことは議題として、何分間ほしいですとか、議論したいものなのか、それとも共有だけしたいものなのか、そういったことを事前に登録していくためのアプリをメンバーが作ってくれました。

勝沢：これ、わたしは全然作ってないんですよ。5〜6人のチームなんですけれども、そのメンバーたちが仕事を円滑に進めていくために自分たちで作ってくれたアプリを、わたしも一緒に活用させてもらって、非常に重宝しているというものになります。

スライドの内容に関して言うと、1人のメンバーがこういうことをちょっと相談させてほしいっていうような内容になっていて、その会議の中でこれってこういうことなんですよっていうのを詳しく説明したり、メンバーからの意見をもらったりして、このアプリの「結論」っていう欄の内容を会議の最後に導き出すという形になっています。

で、ちょっと小さいんですけど、赤枠で囲っているところの左側に「タスク担当者」と書いてると思うんですけど、これは次にやるアクションが出たのであればそれを誰がやりますよ、っていうことまで決めていけるような形になっています。

で、（赤枠で囲われた）右側ですね。コメント欄なんですけれども、会議が終わった後に「これってこういうことであってますか？」とか「このタスク終わりました」とかいうようなコミュニケーションをとっているんです。

このスライドだと、コメントをやりとりしている登場人物としては2人いるんですけれども、「通知先」にはもう少しメンバーが多く入っているので、通知先に登録されたみんなでこの進捗状況が確認できるという状況になっています。

吉原：なるほど、ありがとうございます。会議を中心にして、まずはそもそもの議題から始まり、会議の内容、結論、それからネクストアクション、そしてその進捗状況まで全部ここにまとまっているということですね。

ではもう1点、「Garoonの共有予定」という回答をいただきました。こちらもご説明いただけますか？

勝沢：はい、こちらはおそらく（多くの方にとって）馴染みのない機能になってくるかと思います。世の中にあるグループウェア製品の中でも、わたしもあまり聞いたことがない機能だったんですけれども。

メールってCcってありますよね。宛先に入れるわけではなく共有ということで、「今こういう話をしていますよ」っていうので関係者を入れたり、上司を入れたり。スケジュールにもそういう概念を取り入れたのがこの共有予定です。

スケジュールの「参加者」というのはメールで言うところのToですね。あなたと私と誰々さんが参加するという形でその予定に関してやり取りをしていくんですが、そこにCcのような感覚で上司を入れたり、「この会議には実際には出ないんだけれども知っておいてほしい人」っていうのを共有先として登録して、予定を共有するのがこの共有予定なんですね。

これってわたしも最初、どう使ったらいいのかなっていうのがなかなかわからなかったんですが、コロナ禍になってこの機能すごくよかったなあって思うんです。

リアルで会社で過ごしていたら、やっぱりなんとなく視界に入ってきて「あっ、あの人はこういうことをやってるんだなあ」とか、声が聞こえてきたり目で見えたり、「ちょっといいですか？　わたし、こういうことをやってるんですけど」って相談してくれたりすることもあります。

あとはメンバーが外出先に行くときに「行ってきまーす」って声が聞こえてきて「行ってらっしゃい」って声をかけたりすることもあったんですが、これが共有予定で再現されているんですね。

わたしが参加者として入るまでもないんだけど、ちらっと共有予定で共有されていると、「なんかこの人忙しそうだなぁ」とか「いっぱいタスク抱えているなあ」とか「ちょっと大丈夫かな」っていうことも分かったりするので、コロナ禍において人の動きとか表情とか、そういったことが見えない中で、メンバーの状況を伝えてくれる共有予定というのが非常に役立っています。

吉原：ありがとうございます。営業の方だと「これからどこどこさんに行ってきます」って、そういう声が出社していた頃は自然に聞こえてきたんじゃないかなと思います。それが再現されるってことですね。

隙間時間でメンバーの様子をざっと把握し「おや？」と思ったところだけ本人に詳細を聞きにいく

吉原：では、業務の状況とか予定に関してはそんな感じで把握されているということなんですけれども、まあマネージャーって仕事自体がうまく進んでいればそれで終わりかと言うとそうじゃなくて。

もう1つの仕事には、メンバーの気持ちとかメンタルのフォローっていうのがやっぱりあると思うんです。

このあたり、お二人どうされているかについてお聞きしていければと思います。

こちらも、まずは伊藤さんからお伺いできればと思います。伊藤さん、こちらも上から順にご説明いただけますか？

伊藤：そうですね。分報や日報、あとは先ほどの1on1共有アプリをのぞいてみたりしています。

伊藤：分報は他のセッションでも触れられていたかなと思うんですけれども、こういう分報や日報、1on1アプリを覗くことって隙間時間の1〜2分でできたりするんですよね。ぱっと見て、気になるものがないかなっていうのを確認したりしています。

あとは、心理的に安全な場を日頃から用意しておく。情報や相談の全部が全部、わたしに直接集まってこなくてもいいかなと思っているので、メンバー同士のつながりの状況を把握しておくっていうところは大事にしています。

そういった形で自分が直接は見切れないところについては、オンラインやオフラインでのメンバーのつながりを通して把握しておきながら、それを元に気になった点は1on1で直接聞いていったりということで、濃淡をつけながらやっているところです。

吉原：なるほど、ありがとうございます。ほかのセッションでも何度か出てきたと思うんですけども、分報は簡単に言うと社内SNSのような取り組みで、メンバーのなんとなくの状況が分かるっていうのがすごく便利なんですけど。

それでメンバーの様子を見て「おや？」と思ったところ、それだけじゃ情報として足りないっていうところだけ本人に直接詳細を聞きにいくとか、あるいはそのメンバーのリーダーに聞くとか、そういう感じで使い分けられるってことですかね？

伊藤：そうですね。わたしのマネジメントのラインにいるメンバーというのが17人いまして、たとえば毎週毎週、全員と1on1やるってなると、わたしの予定が全部1on1で埋まってしまうということで、なかなか厳しいものがあります（笑）。

吉原：そうですよね（笑）。

伊藤：なので、情報収集の”パス”をいくつか用意しておいて、隙間時間で見にいって、踏み込むべきところには踏み込む、っていうところを意識しています。

吉原：なるほど、使い分けがおもしろいですね。

では、続きまして勝沢さんにもお聞きできればと思います。2点挙げていただいていますので、ご説明いただけますか？

勝沢：……伊藤さんの話、めっちゃくちゃ勉強になりますね。

伊藤：（笑）。

吉原：聞き入ってしまいますね（笑）。勉強になりますよね。

勝沢：はい。そういう、なんかね……気配りが自分はあんまりできないんですよ（笑）。ただ、できないなりに一応やっていることがこちらなんですけれども。

人ってうまくいっているときっていうのは、サイボウズメンバーに限ってではないと思ってるんですけれども、やっぱり自分のことを知ってほしいっていうことで、ポジティブな書き込みが増えたりっていうようなことがあると思うんです。

で、我々のチームって報告書っていうものが硬く決まっているわけではなくて、分報というのも先ほど話にありましたけど、任意であったり自分のペースで書くっていうのが認められているんですね。

ふと見ると報告の最終更新が2週間ぐらい前になっていたり、「それ以前はよく書いていたのにな」となれば、「もしかしたら何かあったんじゃないかな？」っていうようなことだとかを考えるようにしています。

あとは、Web会議って我々のチームの中ではわりとみんな画面をオフにせず、表情を出して会議しているんですね。その中で表情を見ていると「ちょっと納得してないように見えるなあ」とか「伝わってないな」とか、あとは「発言してないなぁ」とか、時には「あまりこっち見ていなくて、ちょこちょこ内職してるなぁ」みたいなときもあるんですけど。

そういった変化を少しずつ感じ取りながら、もしかすると勘違いかもしれないけれども気になったことに関しては、その会議が終わった後に「何か困ってることある？」ってちょっとチャットをして聞いてみたりとか、そういったことは今ようやくやり始めるようになりました。

吉原：ありがとうございます。個人的におもしろいなと思ったのは、「文字に現れた内容」だけじゃなくて、そもそも「文字に現れる頻度や回数」自体も、メンバーからの何かしらのメッセージになっている可能性があるっていう話ですね。僕も来週から意識していこうと思いました。